Ein Blick hinter die Kulissen: Mein abwechslungsreicher Arbeitsalltag am Empfang

Mein Tag beginnt erstmals mit dem Kontrollieren und Verteilen der E-Mails. Vielleicht gibt es etwas, was dringend bearbeitet gehört, wie z. B. Reklamationen von Kunden. Nach der E-Mail-Kontrolle widme ich mich den ganzen Vorbereitungen der Besprechungen, die an diesem Tag stattfinden. Das Besprechungszimmer wird einladend gedeckt und der Kühlschrank nach einem kurzen Einkauf in unseren Milchladen, mit leckeren SalzburgMilch Produkten gefüllt, somit ist auch für Nervennahrung gesorgt, sollte eine Besprechung mal etwas länger dauern. Wenn neue Mitarbeiter anfangen, bin ich das erste Gesicht, dass sie willkommen heißen darf, sofern ich die Vertretung übernehme. Damit der erste Arbeitstag gelingt, bereite ich Willkommensgeschenke wie eine Mitarbeitermappe oder eine gefüllte Kühltasche für die neuen Kollegen ebenfalls vor. Jetzt folgt die Postkontrolle. Zeitungen werden auf die jeweiligen Abteilungen verteilt, Pakete und Briefe aufgenommen, abgestempelt und an die dementsprechenden Mitarbeiter zugeteilt. Anschließend kümmere ich mich um die tägliche Postrunde. Diese führt mich früh morgens durch fast alle Abteilungen. Nach einem freundlichen „ich wünsche euch noch einen schönen Tag“, geht es für mich wieder zurück zum Arbeitsplatz.

Dort erledige ich sämtliche Anrufe und beantworte Kundenanfragen. Die Verwaltung von Firmenautos, den Spindschlüsseln für die Produktionsmitarbeiter und Parkchips übernehme ich ebenso. Was auch zu meinen Aufgaben am Empfang gehört, ist das Buchen von Dienstreisen. Hierzu hole ich mir Angebote von den verschiedenen Hotels und Fluggesellschaften ein und vergleiche diese. Das kann oft ganz schön stressig werden, da man sämtliche Infos, wie z. B. Sonderpreise beachten muss. Ein Teilbereich des Empfangs ist auch die monatliche Rechnungskontrolle. Jeden Monat haben wir mehrere Rechnungen von verschiedensten Bestellungen, welche wir genau unter die Lupe nehmen. Das heißt jede Rechnung wird mit dem dazugehörigen Lieferschein verglichen und falls es Abweichungen gibt, werden diesen nachgeforscht. Hierbei ist es oft gar nicht so einfach, sich von den ständigen Telefonaten nicht aus der Konzentration bringen zu lassen.  

Die ganze Arbeit hat mich hungrig gemacht, für mich heißt es jetzt erstmal Mittagspause
Ich gehe fast immer zwischen 12:00 und 12:30 Uhr auf Mittag, da sind in der Regel weniger Besprechungen, auf welche ich achten muss. Meistens gehe ich in unseren Milchladen und hole mir dort etwas Leckeres zum Essen. Ich verbringe die Pause gerne auch draußen, um etwas frische Luft zu schnappen und die Sonne zu genießen. Nach der Pause erwarten mich oft sehr viele Pakete und Mails. Diese arbeite ich wie gewohnt ab.

Gegen Nachmittag kümmere ich mich dann um das Verschicken von der Post und räume das Besprechungszimmer wieder ordentlich auf. Die Organisation der Prämien gehört auch zu den Tätigkeiten am Empfang. Hierbei geht es um das Aufarbeiten von Briefen und verschicken von unseren Einlöse-Geschenken, die man bei der SalzburgMilch Handy-App ganz einfach gewinnen kann. Wie funktioniert das? Ganz easy. Mit jedem Einkauf, in welchem du unsere SalzburgMilch Produkte gekauft hast, kannst du in der App Punkte erhalten. Du musst nur ein Foto von der Rechnung hochladen und kannst dir, wenn du genügend Punkte gesammelt hast, auch tolle Prämien aussuchen. Den genauen Ablauf dazu findest du auch auf unserer Homepage.  SalzburgMilch App - Gewinnspiele, Rezepte & Infos

Der Arbeitstag neigt sich dem Ende zu. Noch schnell werden die übriggebliebenen Mails weitergeleitet und die letzten Telefonate geführt. Die Kaffeemaschine wird gereinigt und die Kästen alle abgesperrt. Anschließend geht es für mich zum Bahnhof und ab nach Hause.

Ich hoffe du kannst dir nach diesen Einblicken den Tagesablauf bei uns am Empfang ein wenig vorstellen.

Bis zum nächsten Mal.

Eure Lisa